Was ist die E-Rechnungspflicht 2025?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich. Das bedeutet: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für das Versenden gelten Übergangsfristen bis 2028.
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF per E-Mail. Sie muss ein strukturiertes Format haben (XRechnung oder ZUGFeRD), das maschinell verarbeitet werden kann.
Was gilt ab wann?
Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht technisch aus, aber Sie brauchen Software zum Auslesen der XML-Daten.
Bis Ende 2026: Rechnungsaussteller dürfen noch Papierrechnungen und PDFs versenden – mit Zustimmung des Empfängers.
2027: Unternehmen mit maximal 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen noch Papier/PDF versenden.
Ab 2028: Volle E-Rechnungspflicht für alle. Nur noch XRechnung, ZUGFeRD oder EDI sind erlaubt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format:
XRechnung: Reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. Für die automatische Verarbeitung optimiert. Standard für Rechnungen an Behörden (B2G).
ZUGFeRD: Hybridformat – ein PDF mit eingebettetem XML. Lesbar für Menschen (PDF) und Maschinen (XML). Version 2.1.1 oder höher ist Pflicht.
Keine E-Rechnungen sind: Reine PDFs, Word-Dokumente, Excel-Dateien, Scans, Bilder. Diese gelten als "sonstige Rechnungen" und sind ab 2028 im B2B nicht mehr zulässig.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Betroffen sind alle Unternehmen, die Leistungen an andere inländische Unternehmen erbringen (B2B). Das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße.
Ausnahmen:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) – hier bleibt alles wie bisher
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweise
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG (für ausgehende Rechnungen)
Wichtig: Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können!
Was müssen Sie jetzt tun?
Sofort – E-Rechnungen empfangen:
- Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen können
- Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang
- Sie brauchen Software zum Lesen der XML-Daten (z.B. Odoo, ELSTER Viewer)
Kurzfristig – E-Rechnungen erstellen:
- Prüfen Sie, ob Ihr System ZUGFeRD oder XRechnung erstellen kann
- Die meisten modernen ERP-Systeme wie Odoo unterstützen beide Formate
Mittelfristig – Archivierung:
- E-Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden
- Der strukturierte XML-Teil muss archiviert werden, nicht nur das PDF
- Die Archivierung muss revisionssicher sein
Wie unterstützt Odoo die E-Rechnungspflicht?
Odoo unterstützt die E-Rechnungspflicht vollständig:
ZUGFeRD-Export: Rechnungen werden automatisch im ZUGFeRD-Format erstellt. PDF plus XML in einer Datei.
XRechnung: Für Rechnungen an Behörden erstellt Odoo XRechnung-konforme Dateien.
Automatischer Versand: E-Rechnungen können direkt per E-Mail versendet werden.
Eingangsverarbeitung: Mit OCR werden eingehende E-Rechnungen automatisch erkannt und verbucht.
Revisionssichere Archivierung: Alle Dokumente werden im System gespeichert und sind jederzeit abrufbar.
Häufige Fehler bei der E-Rechnung
PDF ist keine E-Rechnung: Viele glauben, eine PDF per E-Mail sei bereits eine E-Rechnung. Das stimmt nicht – es fehlt die strukturierte XML-Komponente.
Falsche Formatversion: Nur aktuelle Versionen sind zugelassen: ZUGFeRD ab 2.1.1, XRechnung ab 2.3.
Fehlende Archivierung: Der XML-Teil muss aufbewahrt werden. Bei ZUGFeRD reicht das PDF allein nicht.
Unvollständige Pflichtangaben: Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja, auch Kleinunternehmer müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten weiterhin Ausnahmen.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen akzeptiere?
Der Rechnungsaussteller darf trotzdem eine E-Rechnung senden. Sie haben keinen Anspruch auf eine Papierrechnung.
Kann ich mit Odoo E-Rechnungen erstellen?
Ja, Odoo erstellt ZUGFeRD- und XRechnung-konforme Rechnungen automatisch.
Brauche ich eine Leitweg-ID?
Nur für Rechnungen an Behörden (B2G). Im B2B-Bereich ist keine Leitweg-ID erforderlich.
Fazit: Jetzt handeln, nicht warten
Die E-Rechnungspflicht ist keine Zukunftsmusik – sie gilt jetzt. Unternehmen, die noch nicht vorbereitet sind, sollten schnell handeln.
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